Was ist es nicht? Ein Protokoll ist weder eine Meinungsäußerung, noch ein künstlerisch-kreativer Text. Eine solche Dokumentation sollte objektiv und faktenbasiert sein, ohne persönliche Meinungen oder Wertungen verfasst sein. Ein Protokoll ist nicht dazu gedacht, kreativ oder literarisch wertvoll zu sein, sondern sachlich und präzise.
- Aktualität: Verfassen Sie das Protokoll so bald wie möglich nach dem Vorfall, um sicherzustellen, dass Ihre Erinnerungen frisch und genau sind.
- Titel und Angaben: Beginnen Sie mit einer klaren Überschrift, die den Zweck des Protokolls, sowie Ort und Datum der Niederschrift, sowie Ort und Datum (und eventuell auch Zeit) des Ereignisses angibt. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihren eigenen Namen, Ihre Position und andere relevante Angaben hinzufügen.
- Chronologische Darstellung: Beschreiben Sie den Vorfall in einer klaren und chronologischen Reihenfolge. Beginnen Sie mit den wichtigsten Ereignissen und arbeiten Sie sich dann in die Details vor.
- Objektivität: Schreiben Sie das Protokoll in einer neutralen und sachlichen Sprache. Vermeiden Sie Werturteile, Vermutungen oder Spekulationen. Konzentrieren Sie sich auf das, was tatsächlich beobachtet oder gehört wurde.
- Personen und Zeugen: Nennen Sie alle beteiligten Personen, einschließlich ihrer Namen, Positionen und Identifikationsdaten, wenn verfügbar. Wenn Zeugen anwesend waren, vermerken Sie ihre Aussagen und Details zu deren Zeugenschaft.
- Ort und Zeit: Geben Sie den genauen Ort und die Uhrzeit des Vorfalls an. Dies hilft dabei, den Kontext zu verstehen und die Reihenfolge der Ereignisse zu klären.
- Beweismittel: Falls vorhanden, listen Sie alle physischen Beweismittel auf, die im Zusammenhang mit dem Vorfall stehen, wie beispielsweise Fotos, Videos, Dokumente oder Aufzeichnungen.
- Unterschriften: Lassen Sie das Protokoll von den beteiligten Personen unterschreiben, um die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen. Wenn jemand das Protokoll ablehnt, vermerken Sie dies ebenfalls.
- Anhänge: Falls erforderlich, fügen Sie zusätzliche Dokumente oder Informationen hinzu, die zur Veranschaulichung oder Erklärung des Vorfalls beitragen.
- Format und Struktur: Halten Sie das Protokoll ordentlich, gut strukturiert und weitgehend kurz. Verwenden Sie klare Überschriften, Nummerierungen und Absätze, um die Lesbarkeit zu verbessern.
- Revision: Überprüfen Sie das Protokoll auf Grammatik- und Rechtschreibfehler. Es ist wichtig, dass das Dokument professionell und fehlerfrei ist.
- Aufbewahrung: Bewahren Sie das Protokoll sicher auf, um sicherzustellen, dass es im Bedarfsfall verfügbar ist. Geben sie z.B. einem Freund ein Kopie des Protokolls und lassen Sie diesen gleich noch für die Aufbewahrung auf dem Protokoll unterschreiben.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Anforderungen an Protokolle vor Gericht von Fall zu Fall variieren können. Daher ist es ratsam, sich an einen Anwalt oder die zuständige Behörde zu wenden, um sicherzustellen, dass das Protokoll den spezifischen rechtlichen Anforderungen entspricht.
Das Protokoll erhält seinen Wert durch:
Ich fass noch einmal kurz zusammen, was eingangs bereits erwähnt und oben mehrfach angeschnitten wurde:
- Zeitnahe Dokumentation: Ein persönlich erstelltes Protokoll wird oft unmittelbar nach dem Ereignis verfasst, wenn die Erinnerungen noch frisch und detailliert sind. Dies kann dazu beitragen, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit des Protokolls zu erhöhen.
- Unparteiisch und neutral: Ein gut geführtes Protokoll sollte neutral und objektiv sein. Es zeichnet die Fakten und Ereignisse auf, ohne Werturteile oder subjektive Meinungen einzubeziehen. Dies macht das Protokoll oft glaubwürdiger.
- Beweismittel für Zeugenaussagen: In Fällen, in denen Zeugen zu den Vorgängen aussagen müssen, kann ein Protokoll dazu dienen, die Zeugenaussagen zu unterstützen und konsistente Informationen bereitzustellen.
- Beweis der Dokumentation: Ein schriftliches Protokoll dient als dokumentierter Nachweis dessen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt geschehen ist. Dies kann hilfreich sein, um Ereignisse zu rekonstruieren und die Beweislast zu erfüllen.
Noch ein letzter Hinweis
Ein Protokoll wird in der Regel zunächst für Vorfälle geschrieben, welche einen Versicherungsfall, einen Widerspruch (z.B. für Kindergeld, Bafög, Wohngeld, Bürgergeld) oder für Meetings und Konferenzen. Letztlich müssen wir es aber so verfassen, dass es vor Gericht Bestand hat. Dort hängt die Bedeutung eines Protokolls von der Stärke der Beweismittel und der Art des Falles ab. Es kann andere Beweismittel wie Zeugenaussagen, Dokumente, Fotos und Expertenzeugnisse geben, die ebenso wichtig sein können. Gerichte werden alle verfügbaren Beweise prüfen und bewerten, um zu einer fundierten Entscheidung zu gelangen.
Manfred Morgenstern, 3.12.2023
Der oben stehende Beitrag ist journalistischer Natur und sehr gut recherchiert, doch gebe ich für nichts Garantien ab. Mir können auch Fehler unterlaufen sein. Ich möchte zudem darauf hinweisen, dass dieser Text keine juristische, steuerliche oder finanzielle Beratung darstellt.